KI-Dokumentenverarbeitung für geprüfte Datensätze
Ein Dokumentenbestand wird leichter nutzbar, wenn die benötigten Informationen als Datenfelder im richtigen System vorliegen. Gateflow entwickelt Abläufe zur Dokumentenverarbeitung für einen vereinbarten Bestand an Dateien und Datensatztypen. Der Auftrag umfasst das Auslesen, die Prüfung und einen Bearbeitungsweg für Angaben, die nicht automatisch übernommen werden können.
Dokumentenverarbeitung mit Gateflow
Gateflow ist ein IT-Unternehmen aus Frankfurt und entwickelt Datensysteme sowie Geschäftsanwendungen. Dokumentenprojekte verbinden diese Aufgaben, damit aus eingehenden Dateien prüfbare Datensätze entstehen. Das Unternehmensprofil von Gateflow beschreibt ergänzende Leistungen wie Migration und Anwendungsentwicklung, wenn die ausgelesenen Informationen Bestandteil eines bestehenden betrieblichen Prozesses werden sollen und dafür weitere Anbindungen erforderlich sind.
Dokumenttypen und erlaubte Quellen festlegen
Beginnen Sie mit einer typischen Auswahl der Dateien, einschließlich schwieriger Scans und seltener Layouts. Gateflow erfasst Dokumenttypen, benötigte Felder und Zugriffsbeschränkungen. Ein festes Formular zu verarbeiten unterscheidet sich von einem wechselnden Lieferantendokument. Die vereinbarte Auswahl zeigt, was die erste Version bearbeiten soll und welche Dateien einen anderen Bearbeitungsweg benötigen. Nennen Sie auch die erwartete Verarbeitungsmenge und die Personen für die Prüfung von Ausnahmen. Damit lässt sich sowohl die automatisierte Arbeit als auch der verbleibende Aufwand Ihres Teams abgrenzen.
OCR und Datenextraktion getrennt betrachten
Erkannter Text ergibt noch keinen verwendbaren Datensatz. Gateflow trennt die Texterkennung von der Auswahl der Felder und der Zuordnung ihrer Bedeutung. Der Ablauf bewahrt einen Verweis auf das Original. Eine prüfende Person kann dadurch die Textstelle oder Seite ansehen, die einen Wert belegt, und eine unsichere Extraktion korrigieren.
Datenqualität vor der Übernahme prüfen
Die Prüfung der Datenqualität umfasst Pflichtfelder und die von Ihrem Team vorgegebenen Regeln zur inhaltlichen Konsistenz. Ein lesbarer Wert kann zum falschen Artikel oder Datum gehören. Gateflow definiert die Weiterleitung von Fehlern und fehlenden Angaben zur Prüfung. Eine technisch erfolgreiche Extraktion wird dadurch nicht automatisch als fachlich richtiger Datensatz behandelt.
Systemintegration für ausgelesene Informationen
Ausgelesene Felder brauchen Bezeichnungen und Formate, die das Zielsystem verarbeiten kann. Die Systemintegration ordnet Werte bestehenden Datensätzen zu und behandelt abgewiesene Übertragungen. Gateflow klärt die Kennzeichnung bereits verarbeiteter Dokumente. So lässt sich vermeiden, dass ein erneut hochgeladenes Dokument oder ein wiederholter Verarbeitungslauf denselben Datensatz unbemerkt noch einmal anlegt.
Dokumentenprüfung mit sichtbarem Original
Die prüfende Person soll vorgeschlagene Werte gemeinsam mit der zugrunde liegenden Datei sehen. Der Prüfablauf unterscheidet zwischen Korrektur und Freigabe und hält das angenommene Ergebnis fest. Gateflow definiert außerdem den Umgang mit nicht unterstützten Dokumenten. Offene Arbeit darf nicht in einem Ordner verschwinden, für dessen Prüfung niemand zuständig ist.
Extraktionstests mit unterschiedlichen Layouts
Die Abnahmeauswahl enthält unterschiedliche Dokumentvarianten und nicht nur Kopien eines gut lesbaren Beispiels. Gateflow vergleicht ausgelesene Werte mit geprüften Referenzdatensätzen und nennt die gefundenen Fehler. Ihr Team beurteilt damit, ob die Abdeckung für den vorgesehenen Einsatz ausreicht und ob eine weitere Dokumentfamilie eigene Regeln oder zusätzliche Entwicklung braucht.
Übergabe der Dokumentenpipeline und Wartung
Das übernehmende Team benötigt das Datensatzschema, das Prüfverfahren und Anweisungen für fehlgeschlagene Verarbeitungsläufe. Gateflow dokumentiert diese Punkte zusammen mit den vereinbarten Quellenzugängen und Betriebszuständigkeiten. Der Projektablauf kann spätere Wartung umfassen, wenn sich Dokumentlayouts oder Zielsysteme ändern. Solche Anpassungen werden vor einem breiteren Einsatz anhand der abgenommenen Dokumentauswahl geprüft.
Ihre Dokumentenverarbeitung besprechen
Gateflow liest vereinbarte Felder aus Ihren Dokumenten aus und verbindet die Ergebnisse mit Ihrem Geschäftssystem. Sie erhalten strukturierte Datensätze mit Quellenverweisen und einem Prüfablauf für unsichere oder unvollständige Angaben.