Rechnungen automatisch auslesen und vor Übergabe prüfen
Rechnungsangaben gelangen häufig durch manuelles Kopieren aus einer PDF-Datei in die Buchhaltungssoftware. Gateflow entwickelt Abläufe, die benötigte Felder zur Prüfung und Übertragung vorbereiten. Der Auftrag legt Dokumenttypen, Prüfregeln und Zielformat fest. Ihr Finanzteam bleibt für buchhalterische Entscheidungen und die Freigabe der vorbereiteten Datensätze verantwortlich.
Rechnungsverarbeitung mit Gateflow
Gateflow entwickelt Datenabläufe und Systemanbindungen von Frankfurt aus. Ein Rechnungsprojekt behandelt den technischen Weg von einer eingehenden Datei zu einem geprüften Datensatz. Die Leistungsübersicht von Gateflow beschreibt ergänzende Softwarearbeiten. Dazu gehören Prüfoberflächen, wenn die vorhandene Anwendung ausgelesene Werte nicht zusammen mit der ursprünglichen Rechnung für eine Kontrolle darstellen kann.
PDF-Rechnungen nach Dokumenttyp auslesen
Ihre Beispieldateien sollten die Lieferantenlayouts und Dateitypen enthalten, die das Team tatsächlich erhält. Eine gescannte Rechnung, eine Text-PDF und eine strukturierte elektronische Rechnung brauchen unterschiedliche Verarbeitung. Gateflow prüft zuerst, welche Angaben bereits maschinenlesbar vorliegen. Texterkennung oder modellgestützte Extraktion werden dort ergänzt, wo Inhalte noch erkannt und eingeordnet werden müssen. Ergänzen Sie die übliche monatliche Rechnungsmenge und geprüfte Beispiele der benötigten Ausgabe als Grundlage für die Aufwandsplanung und spätere Abnahme.
Rechnungsfelder und zugehörige Stammdaten
Legen Sie fest, welche Werte das Zielsystem braucht, einschließlich Lieferantenkennungen und der Behandlung einzelner Positionen. Gateflow ordnet diese Felder freigegebenen Stammdaten zu und hält ungeklärte Treffer fest. Ein lesbarer Lieferantenname belegt allein noch nicht das richtige Konto. Ihr Team bestimmt den Umgang mit unbekannten Lieferanten und mehrdeutigen Referenzen.
Datenextraktion mit Prüfungen für Rechnungswerte
Bei der Datenextraktion werden Pflichtfelder und Zusammenhänge wie Positionswerte und Dokumentensumme anhand der Kundenvorgaben geprüft. Abweichungen erscheinen mit einem Quellenverweis zur Kontrolle. Dokumente, die eine buchhalterische oder kaufmännische Entscheidung erfordern, werden der zuständigen Person im Finanzteam vorgelegt. Diese kann den Sachverhalt anhand der Originalrechnung prüfen.
Buchhaltungsschnittstelle mit sichtbarem Übertragungsstatus
Die Buchhaltungsschnittstelle nutzt dokumentierte Importmöglichkeiten oder APIs der Zielsoftware. Gateflow prüft die erwarteten Formate und die Rückmeldung für eine erfolgreiche Übertragung. Der Ablauf hält abgewiesene Importe fest und verhindert, dass ein unklarer Wiederholungsversuch einen zusätzlichen Datensatz anlegt. Benötigte Zugänge zu proprietären Schnittstellen müssen im vereinbarten Projekt verfügbar sein.
Rechnungsdubletten vor einem erneuten Import prüfen
Ein Lieferant kann dieselbe Rechnung erneut schicken oder eine korrigierte Version nachreichen. Das Projekt braucht eine Regel, die doppelte Dateien von geänderten Dokumenten unterscheidet. Gateflow vereinbart Vergleichsfelder und Prüfablauf mit Ihrem Team. Eine Korrektur darf weder unbemerkt einen freigegebenen Datensatz überschreiben noch verschwinden, weil eine ähnliche Rechnung bereits verarbeitet wurde.
Rechnungsextraktion testen und abnehmen
Die Abnahmeauswahl umfasst Gutschriften, ungewöhnliche Layouts und Dokumente mit fehlenden oder unklaren Angaben, soweit diese Typen zum Auftrag gehören. Gateflow vergleicht ausgelesene Felder mit geprüften Referenzdatensätzen. Ihr Finanzteam bewertet Fehler und ausgeschlossene Fälle. Anschließend entscheidet das Team, ob die vereinbarte Abdeckung für den vorgesehenen Arbeitsablauf geeignet ist.
Rechnungsworkflow übergeben und pflegen
Die Übergabe dokumentiert Feldzuordnungen, Prüfregeln und die Bearbeitung abgewiesener Datensätze. Vorgaben zur Aufbewahrung und Buchhaltung stammen von Ihren zuständigen Beratern und bestehenden Richtlinien. Der Projektablauf benennt die Zuständigkeit für Lieferantenregeln und Zugänge nach der Lieferung. Für geänderte Dokumentformate besteht damit ein klarer Weg zur Untersuchung und Korrektur.
Das Auslesen Ihrer Rechnungsdaten besprechen
Gateflow entwickelt die Rechnungsextraktion mit Feldprüfungen und einer Anbindung an Ihre Buchhaltungssoftware. Ihr Finanzteam erhält vorbereitete Datensätze und gekennzeichnete Abweichungen zur Prüfung vor der Freigabe der Übertragung.